Informativa privacy di Timecloud

Versione 1.0 — del 10/10/2026 — in vigore dal 13/10/2026
Sostituisce integralmente l'informativa pubblicata il 29/11/2019.

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1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è Mind the App S.r.l., con sede legale in Via Marche 24, 73046 Matino (LE), partita IVA 04813770759, PEC mindtheappsrl@pec.it.

2. A chi si rivolge questa informativa, e a chi no

Questa informativa riguarda i dati che Mind the App tratta come titolare: i dati di chi visita il sito, di chi registra un account, di chi gestisce l'abbonamento e di chi riceve le nostre comunicazioni.

Non riguarda i dati dei dipendenti e dei collaboratori che le aziende clienti inseriscono in Timecloud. Di quei dati è titolare l'azienda cliente, che deve fornire ai propri dipendenti la relativa informativa; Mind the App li tratta come responsabile del trattamento, per conto dell'azienda, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati pubblicato all'indirizzo www.timecloud.it/accordo-trattamento-dati.

Se sei un dipendente e vuoi sapere come la tua azienda usa Timecloud, o vuoi esercitare i tuoi diritti sui dati inseriti dalla tua azienda, devi rivolgerti alla tua azienda. Se ci scrivi noi trasmetteremo la richiesta all'azienda e te lo comunicheremo.

3. Quali dati trattiamo, per quali scopi e su quale base

3.1 Visitatori del sito

Nota. I log tecnici non contengono dati di localizzazione: le informazioni relative a coordinate, città, regione e fuso orario sono state rimosse dalle nostre registrazioni. Continua a essere registrato l'indirizzo IP, che è un dato personale, per finalità di sicurezza.

3.2 Referenti, amministratori e utenti di un account

3.3 Dati di fatturazione e di pagamento

I dati completi della carta di pagamento non transitano nei nostri sistemi e non vengono da noi conservati: sono trattati direttamente dal gestore dei pagamenti.

3.4 Comunicazioni di servizio

Inviamo per email e mediante avvisi nell'applicazione le comunicazioni necessarie al rapporto: primo accesso, reimpostazione della password, promemoria della prova, avviso di rinnovo, esito dei pagamenti, emissione della fattura, spedizione di un ordine, modifiche delle condizioni, avvisi di sicurezza.

Base giuridica: esecuzione del contratto e, per gli avvisi di sicurezza, obbligo legale. Queste comunicazioni non possono essere disattivate finché il rapporto è in corso, perché servono a gestirlo.

3.5 Comunicazioni commerciali

Puoi opporti in qualsiasi momento, con il collegamento di disiscrizione presente in ogni messaggio oppure scrivendo a privacy@mindtheapp.it. L'opposizione è gratuita e immediata e non pregiudica la ricezione delle comunicazioni di servizio.

3.6 Applicazioni mobili e notifiche push

Le notifiche richiedono il permesso del sistema operativo e possono essere disattivate in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo. Il testo delle notifiche non contiene importi retributivi.

3.7 Assistenza e accesso ai dati di un cliente

Per prestare assistenza il nostro personale autorizzato può accedere al servizio assumendo l'identità di un utente del cliente, senza conoscerne la password. La sessione dura al massimo 60 minuti e in tale modalità il servizio è in sola lettura: non è possibile modificare dati. Questo accesso riguarda dati dei quali è titolare l'azienda cliente ed è disciplinato dall'Accordo sul trattamento dei dati.

3.8 Difesa di un diritto

Possiamo trattare i dati sopra indicati per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, sulla base del legittimo interesse (art. 6.1.f) e, in tal caso, per il tempo necessario e comunque entro i termini di prescrizione.

4. Quello che non facciamo

• Non trattiamo i tuoi dati con sistemi di intelligenza artificiale e non li usiamo per addestrare, affinare o valutare modelli, nostri o di terzi.
• Non rileviamo la posizione di chi timbra, in nessun canale, e non conserviamo dati di localizzazione nei dati del servizio.
• Non trattiamo dati biometrici: il totem non riprende immagini e non effettua riconoscimento facciale.
• Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing proprie di questi.
• Non effettuiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici nei tuoi confronti, né profilazione finalizzata alla valutazione di persone.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati possono essere trattati, per nostro conto e su nostra istruzione, da:

• fornitori di infrastruttura e di servizi informatici, elencati nell'allegato B dell'Accordo sul trattamento dei dati e pubblicati all'indirizzo www.timecloud.it/sub-responsabili;
• il gestore dei pagamenti e il servizio di fatturazione elettronica;
• i nostri consulenti contabili, amministrativi, legali e assicurativi;
• società del gruppo, nei limiti delle finalità indicate;
• il vettore incaricato della spedizione dei dispositivi, limitatamente ai dati necessari alla consegna;
• Google, per le statistiche aggregate sull'uso del sito e dell'area clienti (Google Analytics 4), e Google, Meta e LinkedIn per la misurazione delle campagne pubblicitarie, solo con il rispettivo consenso espresso sul banner dei cookie e senza dati che identificano direttamente la persona. Per la raccolta tramite gli strumenti di Meta e LinkedIn siamo contitolari con la piattaforma (vedi la Cookie policy).

I dati possono inoltre essere comunicati all'autorità, quando previsto dalla legge.

In caso di operazioni societarie (cessione di azienda o di ramo d'azienda, fusione, conferimento) i dati possono essere trasferiti all'acquirente, che li tratterà per le stesse finalità; i soggetti interessati ne saranno informati.

6. Dove sono i dati

L'infrastruttura del servizio (esecuzione, banca dati, archivio dei file e copie di sicurezza) si trova nell'Unione europea, in regioni Microsoft Azure situate in Italia e in Francia.

Alcuni fornitori appartengono a gruppi con sede negli Stati Uniti (in particolare il gestore dei pagamenti, il servizio di notifiche push e, solo con il consenso, gli strumenti di statistica e di marketing) e possono trattare una parte limitata dei dati al di fuori dello Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa al Data Privacy Framework UE-USA (art. 45 del Regolamento) oppure delle clausole contrattuali tipo (art. 46). L'elenco dei fornitori, con il luogo del trattamento, è nell'allegato B dell'Accordo sul trattamento dei dati.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

I periodi sono indicati nelle tabelle del paragrafo 3. In sintesi:

8. I tuoi diritti

Hai diritto di: accedere ai tuoi dati e ottenerne copia; chiederne la rettifica se inesatti o incompleti; chiederne la cancellazione nei casi previsti; chiedere la limitazione del trattamento; opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse e, in ogni caso e senza motivazione, al trattamento per finalità di marketing diretto; ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e chiederne la trasmissione ad altro titolare (portabilità); revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti svolti prima della revoca.

Per esercitare questi diritti scrivi a privacy@mindtheapp.it. Rispondiamo senza ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi per richieste complesse, dandone comunicazione.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garante@gpdp.it — www.garanteprivacy.it) oppure di rivolgerti all'autorità giudiziaria.

Se la tua richiesta riguarda dati inseriti in Timecloud dalla tua azienda, vedi il paragrafo 2: la richiesta va rivolta all'azienda.

9. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, all'esecuzione del contratto e alla fatturazione è necessario: in mancanza non possiamo attivare o mantenere il servizio. Il conferimento dei dati per le comunicazioni commerciali basate sul consenso è facoltativo e il rifiuto non ha conseguenze sul servizio.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati, descritte in dettaglio nell'art. 7 dell'Accordo sul trattamento dei dati: separazione dei dati fra aziende, archivio privato dei documenti con collegamenti temporanei di sola lettura, cifratura dei dati retributivi, cifratura delle comunicazioni, controllo degli accessi, codici di accesso a uso singolo e con scadenza, registrazione delle operazioni, copie di sicurezza.

11. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa. Le modifiche rilevanti sono comunicate ai clienti con un preavviso di 60 giorni per email o con avviso nell'applicazione. Ogni versione è identificata da numero e data e lo storico è disponibile su richiesta.

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Storico delle versioni